Connection-Game: 5 Hacks um mit viel beschäftigten Menschen Kontakt aufzunehmen

(Lesezeit: ca. 5.5 Minuten) Einigen wir uns eben auf eine Wahrheit: Viel beschäftigte Menschen sind schwer zu erreichen!

Kennst du das?

Du kriegst irgendwie den Kontakt (findest eine info@ Adresse im Impressum und fühlst dich wie ein Hacker), schreibst eine Email und was passiert? Garnichts!

Wir kennen die Situation beide, wir haben sie alle schon erlebt. Völlig egal ob du einen potentiellen Kunden, Arbeitgeber, Mentor oder potentiellen Partner (Business+Life) kontaktieren willst.

Next Steps

  • Frage: Soll ich einfach aufgeben?
  • Antwort: Nein!

Ich leite in unseren Unternehmen bis heute den Bereich Business Development. Networking ist eine große Passion für mich. Über die Jahre habe ich immer wieder Kontakt zu Menschen aufgenommen, die in völlig anderen Ligen gespielt haben als ich und eigentlich niemals auf meine Anfragen hätten antworten dürfen – die meisten haben es trotzdem getan und das Wachstum unserer Unternehmen ist oft durch einzelne Connections exponentiell gewachsen. 

In den nachstehenden 5 Applikationen, habe ich meine Strategien für dich zusammengefasst.

Heads-Up: Ich schreibe nur sehr selten jemanden „eiskalt“ an!

Etabliere irgendwie im Vorfeld eine Verbindung:

  • Gibt es "Freundesfreunde" die dir ein Intro machen können?
  • Schreibe einen Artikel und erwähne deine Zielperson.
  • Nenne deine Person in Gesprächen und beobachte die Reaktionen und potentiellen Verbindungspunkte.

Teile dessen Arbeit auf Social Media, kommentiere, interagiere und brich das Eis, auch wenn ihr noch weit voneinander getrennt seid.

Bevor du irgendetwas fragst, musst du auf jeden Fall irgendetwas gesagt haben. Ich versuche eine neue Connection niemals mit einer direkten Anfrage zu starten.

Wenn es doch eine direkte Anfrage sein muss

Quick Tip: Kreiere einen Mechanismus, der deine Anfrage zu einem Mehrwert macht.

  • Du hast einen Podcast und willst mich interviewen? Klar, warum nicht?
  • Du willst in deinem Blog über mich schreiben? Ok!
  • Interview für deinen Youtube Kanal? Promo is Promo!

Komm nicht mit leeren Händen, konstruiere Mehrwert und warte mit deiner Frage bis das Wasser lauwarm ist!

1. Adresse:

Die info@ Adresse aus dem Impressum ist wertlos. Was steht auf deiner Visitenkarte? Info@xyz? Nein! Da steht dein Name@deineCompany.de oder so ähnlich, richtig?

Die Adresse muss stimmen, damit deine Anfrage Sinn ergibt. Wir halten eine Anfrage oft für abgeschlossen wenn wir die Mail verschickt haben, egal an welche Adresse. Hauptsache wir haben einen Haken in unserer to-do Liste. Falsch!

Die Qualität der Adresse bestimmt die Qualität der Anfrage und somit die Wahrscheinlichkeit einer Antwort.

Wenn du keinen direkten Kontakt hast...

Wenn die Email Adresse der Person die du erreichen willst auf den Webseiten der Firma nicht zu finden ist (sehr wahrscheinlich wenn die Person wirklich viel beschäftigt ist), dann verwende einer dieser beiden Strategien:

Strategie A

  • Finde irgendeine Email Adresse der Firma um herauszufinden in welchem Format die Email Adressen abgebildet werden. (Klassiker sind: Vorname.Nachname@, Initialen@, Vorname@, Nachname@, erster Buchstabe des Vornamen+Nachname@ usw.)
  • Sobald du weißt in welchem Format die Firma ihre Adressen strukturiert (meistens hat irgendein armer IT Typ die ganzen Adressen im gleichen Stil einpflegen müssen), dann überträgst du den Namen der Person die du erreichen willst, auf das Email Adressen Format der Firma und schickst deine Mail!

Wenn du kein stringentes Email Adressen Format erkennen kannst, musst du deine Strategie ändern:

Strategie B

  • Schreibe die wahrscheinlichste Kombination zB Name.Nachname@Company in die Adresszeile deiner Email.
  • Schreibe dann alle anderen möglichen Kombinationen in die bcc Zeile (so das die Email ankommt falls eine Kombination stimmt, aber der Empfänger dein Streufeuer nicht sehen kann).

2. Öffnungsrate/Umfang

Viel beschäftigte Menschen sind erfolgreich. Sie sind erfolgreich weil sie ihre Zeit optimal nutzen. Auf eine Email zu antworten, dessen Wert, gemessen am potentiellen Return auf die investierte Zeit (lesen, evaluieren, antworten) nicht sofort messbar erscheint, ist unwahrscheinlich und nicht effizient – daher wird es oft nicht getan bzw. die Mail wird gar nicht erst geöffnet. 

Eine hohe Öffnungsrate und der richtige Umfang sind Gamechanger!

Öffnungsrate und die Wichtigkeit deiner Betreffzeile

Um eine hohe Öffnungsrate zu erzielen muss dein Betreff brennen! Um den Betreff zu optimieren, musst du nicht weiter schauen als dein eigenes Postfach. Welche Emails öffnest du, welche nicht, und warum?

Folgende Betreffzeilen öffne ich selten:

  • Leer
  • Hallo, Hey, Hello, Huhu usw.
  • Sehr geehrter Herr...
  • Der neue (XYZ) ist da!

Effektive Betreffzeilen die ich selbst öffnen würde und daher selbst nutze um Erstkontakte optimiert anzuschreiben:

  • Danke!
  • Unser Gespräch...
  • Fu*k You!
  • Ich würde dir gerne helfen bei...
  • Promote dein neues Buch mit einem Interview...

Muster

Eine starke Betreffzeile weckt Interesse ohne Marktschreierisch zu wirken. Sie ist innovativ und sticht ins Auge. Der Leser muss erfahren wollen, wie diese Nachricht weiter geht!

Disclaimer: Die „Fu*k You“ Betreffzeile ist im Hinblick auf Öffnungsrate extrem effektiv, wobei die Wahrscheinlichkeit einer Antwort auf die Art Mensch ankommt, der den weiteren Inhalt lesen wird.

Ein Inhalt wie: „Entschuldige bitte die umgangssprachliche Betreffzeile, natürlich wollte ich dich nicht beleidigen! Ich wollte lediglich deine Aufmerksamkeit wecken, weil ich mir sicher bin das dein Postfach voller Betreffzeilen wie: Hey, Hallo, Hello, Huhu, ist! Jetzt wo ich deine Aufmerksamkeit habe würde ich dir gerne kurz und knapp sagen wie ich dir helfen kann!“ – Ich versuche immer sofort (spätestens beim 3. Satz) einen Gegenwert zu etablieren den der Leser für seine Zeit erhält (mehr dazu später).

Umfang

Kurz! Super kurz.

Ich entscheide oft in weniger als 10 Sekunden ob ich eine lange Email lesen werde oder direkt lösche. Du auch? Das dachte ich mir – und weder du noch ich heißen Richard Branson, Peter Thiel, Elon Musk oder wie die anderen wichtigen Jungs die du gerne kontaktieren möchtest. Keep it short!

Wenn du denkst das du kurz genug geschrieben hast, kürz deinen Text noch mal 30%. Menschen tendieren immer dazu, zu viel Info platzieren zu wollen. Keiner wird es lesen, du überfliegst deine Email doch selber auch nur!

Die Miete jede Wortes in wichtigen Emails ist unbezahlbar hoch und kann dir das Genick brechen!

Hack: Sprachnachricht als Email

Mich erreichen immer wieder Sprachnachrichten als Email (mit dem Wort „Sprachnachricht“ als Betreffzeile). Ich öffne sie meistens, weil die Neugier und der Neuartigkeit die Öffnungsrate beeinflussen. (Heads Up: Das heißt nicht das ich jetzt jede Sprachnachricht öffnen werde, die mich nach diesem Post erreicht – es ist jetzt nicht mehr neu für mich).

3. Wert

Was kostet es mich, was bringt es mir? Lieblingsspruch meines VWL Professors und die Basis aller Entscheidungen. Deiner, meiner und den Entscheidungen der Person die du zu kontaktieren versuchst.

Du willst einen Wert von der Person die du anschreibst, richtig? Also mach gleich eine Augenhöhe klar, niemand hat Zeit für einseitige Vorteile und Win-Lose Szenarien. Stell sofort einen starken Gegenwert in Aussicht und rechtfertige dein Zeitfenster im Tag deines potentiellen Partners.

Mails die mich erreichen, dessen Gegenwert dazu führt, dass ich sie zu beantworte, lauten zB wie folgt:

Betreff: Ich werde kostenlos deine Videos schneiden

Hey, ich habe mir alle deine Videos angesehen und mir ist aufgefallen das sie verbessert werden könnten. Ich würde dir gerne anbieten sie ab sofort für dich zu schneiden - Kostenlos. Hier sind Beispiele meiner Arbeit (WICHTIG: Links schicken, keine Dateien – die öffnet/downloaded niemand. Hack: Foto vom Video mit Playbutton in die Mail und dieses mit der Video Url verlinken. Anleitung hier). Als Gegenleistung würde ich dich gerne zum Lunch einladen (oder Telefonat/Skype whatever) wann und wo du willst.

Danke im voraus (immer vorher bedanken um die Reue einer potentiellen Nicht-Antwort zu erhöhen), liebe Grüße

ACHTUNG: Schreib auf keinen Fall eine Frage (Ratschläge, Tipps o.ä). Menschen die viel beschäftigt sind haben keine Zeit zu schreiben. Sie schreiben beruflich. Blogs, Bücher, Rechnungen.

Deine Mail sollte im Idealfall mit Ja/Nein zu benatworten sein.

Frag nie nach Terminvorschlägen, sondern schlage selber 3 Stück vor und mach sie breit: Ganzer Nachmittag, ganzer Vormittag o.ä. (keiner hat Bock und Zeit in seinem Kalender nach Platz für dich zu suchen). Wieder: Alles muss mit Ja/Nein, schnell zu benatworten sein.

Knapp 50 Worte: Mehr brauchst du nicht!

  • Kein langes Intro
  • Keine Präsentation
  • Keine Lebensgeschichte

...nur echte Werte in kurzer Zeit (Lesezeit dieser Mail exkl. Link checken ca 10 Sek).

4. Follow-Up

Es wird immer wieder passieren, dass du keine Rückmeldung bekommst. Nimm es nicht persönlich – wie oft hast du eine Email nicht beantwortet, ohne es böse zu meinen? Dein Follow-Up sollte immer davon ausgehen, dass die Person deinen Wert braucht und die Mail einfach übersehen hat.

Folgender Methodik ist sehr effektiv:

Step 1: Geh in deinen Mail Ausgang und antworte auf die von dir gesendete Mail (damit sparst du dem Empfänger Zeit weil er nicht im Postfach nach deiner letzten Mail suchen muss)

Mails wie: „Ich habe dir letzte Woche Montag geschrieben, bitte bla bla bla“, funktionieren nie! Würdest du eine Woche im Postfach zurück scrollen? Niemals. Wenn du selbst auf die gesendete Mail antwortest, steht deine letzte Mail im Verlauf und macht dem Empfänger das Feedback deutlich leichter!

Step 2: Dein Inhalt könnte jetzt lauten... „Ich bin mir sicher das du busy bist, aber ich wollte nur sicher gehen das du unten stehende Mail erhalten hast. Wenn du nicht interessiert bist, kein Problem, keine Antwort nötig. Wenn du doch interssiert bist, genügt ein kurzes Lebenszeichen. Danke im voraus!

Step 3: Der zweite Follow-Up kann noch kürzer und selbstverständlicher sein, wenn wir davon ausgehen das deine Mail gesehen wurde und du jetzt auf Basis deines starken Gegenwertes, etwas direkter wirst: „Hey, für den Fall das diese Mail in deinem Postfach unter gegangen ist, hier ein letztes, höfliches Follow-Up zur Mail unten. Wenn es was für dich sein könnte, sag mir nur eben bescheid und ich kümmere mich um den Rest.

Step 4: Ich rate zu maximal 2 Follow-Ups nach jeweils 7 Tagen. Am besten nicht Montags, da du sonst im Stapel des Wochenendes verschwindest. Wenn wir davon ausgehen, dass deine Zielperson sofort bearbeitet (wie die meisten viel beschäftigten Menschen die sich keinen Email-Stau leisten können) dann ist eine Zeit im Nachmittag günstig, zu der die Person ohnehin im Workflow sein könnte und deine Mail einfach mit ausknocked.

5. Plan B

Du hast folgende Variablen beachtet:

  • Richtige Adresse
  • Optimierte Betreffzeile
  • Starker, relevanter Gegenwert
  • Knackig und sauber konzeptioniert
  • Zwei nette Follow-Up Mails

...und du hast immer noch keine Rückmeldung.

Wenn wir davon ausgehen, dass deine Mail gesehen wurde, könntest du jetzt diese Dynamik nutzen und anrufen. Je nach Status und Arbeitsweise deiner Zielperson landest du bei mindestens einem Abwehrspieler (Sekretärin, Executive Assistent etc).

Du kannst jetzt die Tatsache nutzen, dass es eine Kommunikation gegeben hat, auch wenn sie einseitig war.

Dein Intro im Telefonat könnte lauten:Hey, hier spricht Z, ich habe mit Herrn X geschrieben und würde gerne eben mit ihm noch ein Detail besprechen.“ In jedem Fall nach dem Namen der Person fragen mit der du grade sprichst (brauchst du später vielleicht noch mal).

Wenn du nicht durch gelassen wirst, dann sag du schreibst deiner Zielperson noch mal eine Email und fragst dann nebenbei nach der Emailadresse: „An welche Email Adresse soll ich das am besten schicken?“ – jetzt kannst du zumindest die Richtigkeit der Adresse bestätigen und im neuen Betreff deine Relevanz legitimieren! Betreff: Mein Gespräch mit Frau XYZ.

Wenn du bis zur Abwehr vorgedrungen bist, schaut der Spielmacher ganz genau hin!

Letzte Gedanken

Wie jede Fähigkeit, ist die Kontaktaufnahme (vor allem zu viel beschäftigten Menschen) am Anfang schwierig und ein echtes Strategiespiel. Alles was schwierig ist und solider Strategie bedarf, hält überproportionale Gewinne für dich bereit, also versuch es, übe und werde wirklich gut. Das Connections-Game ist eine Schlüsselfähigkeit in deinem besten Business und Leben!

In der Hoffnung das dir meine Ideen und Hacks zu diesem Thema helfen, dich mit den Menschen zu verbinden die wirklich wichtig für dich sind, wünsche ich dir nur das Beste!

Have fun, be great!

Dein Fan, Matthew :)